Bei Besetzt
Alle internen Leitungen belegt? Der nächste Anruf landet bei uns statt in der Warteschleife.
Overflow-Service
Overflow: Wenn euer Team voll ist, gehen wir ran.
Euer Team nimmt an, was es schafft. Alles, was bei Besetzt, nach einigen Sekunden oder außerhalb der Kernzeiten liegen bleiben würde, landet bei uns. Kein Kunde in der Warteschleife, kein Anruf auf der Mailbox.
- Umleitung bei Besetzt oder nach X Sek.
- Ihr behaltet euer Team
- Auch für Urlaub und Krankheit
- Sekundengenau abgerechnet
Overflow bedeutet: Ihr bleibt die erste Anlaufstelle, wir sind die zweite. Die Rufumleitung greift nur, wenn bei euch niemand abnimmt, alle Leitungen belegt sind oder ihr außerhalb eurer Kernzeiten seid. In allen anderen Fällen merkt niemand, dass wir existieren.
Das Modell passt zu Unternehmen, die bereits ein Support- oder Office-Team haben, aber die Spitzen nicht abdecken können: Mittagszeit, Montagmorgen, Urlaubswochen, Krankheitsausfälle, Kampagnen. Was Overflow genau ist und wie die Technik funktioniert, steht im Wissensartikel.
Das bekommt ihr konkret
- Rufumleitung nur bei Besetzt oder nach X Sekunden
- Ihr behaltet euer Team und eure Nummer
- Kein Kunde hängt in der Warteschleife
- Ideal für Urlaubszeiten, Krankheit und Mittagsspitzen
Was wir übernehmen
Overflow-Service im Detail
Nach X Sekunden
Nimmt bei euch nach einer definierten Zeit niemand ab, übernehmen wir.
Außerhalb der Kernzeiten
Abends, samstags oder in Randzeiten leitet ihr dauerhaft um.
Bei Ausfällen
Urlaub, Krankheit, Teamevent: Ihr schaltet um, wir sind da.
So funktioniert's
In vier Schritten zum Start
Ein Gespräch, ein Leitfaden, eine technische Verbindung. Mehr braucht es nicht, um loszulegen.
Bedarf besprechen
Was soll unser Team übernehmen? Telefon, E-Mail, Chat, Support, Outbound? Welches Volumen erwartet ihr? Ein kurzes Gespräch reicht für einen konkreten Vorschlag.
Prozesse definieren
Begrüßung, FAQs, Eskalationen, Ansprechpartner und Gesprächsleitfäden. Ihr gebt vor, wir strukturieren und schreiben mit.
Technik verbinden
Rufumleitung bei eurem Telefonanbieter einrichten oder die nötigen Schnittstellen zu Helpdesk, CRM oder Kalender verbinden. Ihr behaltet eure Rufnummer.
Go-live
Wir starten mit eurem Customer Service. Jede Gesprächsnotiz landet in Echtzeit bei euch, ihr seht sofort, was ankommt.
Häufige Fragen
Fragen zu Overflow-Service
Können Anrufe nur bei Nichterreichbarkeit weitergeleitet werden?
Ja. Die Umleitung bei Besetzt oder nach einer bestimmten Anzahl Sekunden ohne Annahme ist der klassische Overflow-Service: Euer Team nimmt an, was es schafft, wir übernehmen den Rest.
Können mehrere Anrufe gleichzeitig angenommen werden?
Ja. Anrufe werden auf mehrere Agentinnen und Agenten verteilt, sodass parallele Anrufe nicht in der Warteschleife landen. Für planbare Spitzen wie einen Launch oder eine Kampagne stimmen wir die Kapazität vorher mit euch ab.
Muss ich meine Telefonnummer ändern?
Nein. Ihr behaltet eure Rufnummer und richtet bei eurem Telefonanbieter eine Rufumleitung auf die Nummer ein, die ihr von uns bekommt. Dauerhaft, nur außerhalb eurer Kernzeiten oder erst, wenn bei euch niemand abnimmt. Wie das geht, steht in Rufumleitung zum Telefonservice.
Wie werden Gesprächsnotizen übermittelt?
Während des Gesprächs entsteht eine strukturierte Notiz mit Name, Anliegen, Rückrufnummer und den Feldern, die ihr braucht. Sie geht in Echtzeit per E-Mail an einen oder mehrere Empfänger, ab Paket Growth zusätzlich per SMS. Bei größeren Projekten arbeiten wir direkt in eurem Ticketsystem oder CRM.
Können eure Agents in unserem Firmennamen telefonieren?
Ja, das ist der Normalfall. Wir melden uns mit eurem Firmennamen, arbeiten mit eurem Gesprächsleitfaden und eurer Tonalität. Für Anrufende ist nicht erkennbar, dass ein externer Dienstleister abnimmt.
Können wir Kapazitäten später erhöhen?
Ja, jederzeit. Der Paketwechsel ist zum Monatswechsel möglich, zusätzliche Kanäle, Servicezeiten oder ein dediziertes Team ergänzen wir nach Absprache. Ihr müsst dafür weder den Anbieter noch eure Rufnummer wechseln.
Passend dazu: Telefonservice · Peak- & Launch-Support · Was ist Overflow? · Rufumleitung einrichten
Overflow-Service anfragen
Sagt uns, was bei euch ankommt und was bei uns landen soll. Wir melden uns in der Regel innerhalb eines Werktags mit einem konkreten Vorschlag, inklusive einer Preisrechnung auf Basis eures Volumens.