Overflow bedeutet „Überlauf“: Anrufe, die euer eigenes Team nicht annehmen kann, laufen an einen externen Service über. Ihr bleibt die erste Anlaufstelle, der Overflow-Partner ist die zweite.
Wie Overflow funktioniert
Technisch ist Overflow eine bedingte Rufumleitung. Sie greift nur in definierten Fällen:
- Bei Besetzt: Alle internen Leitungen sind belegt, der nächste Anruf wird umgeleitet.
- Nach Zeit: Nimmt bei euch nach einer bestimmten Anzahl Sekunden niemand ab, übernimmt der Partner.
- Nach Zeitfenster: Außerhalb eurer Kernzeiten, abends oder samstags, wird dauerhaft umgeleitet.
- Manuell: Bei Teamevents, Krankheit oder Urlaub schaltet ihr die Umleitung bewusst ein.
Der Overflow-Partner meldet sich mit eurem Firmennamen, arbeitet nach eurem Leitfaden und schickt euch eine Gesprächsnotiz. Für Anrufende gibt es keinen Unterschied, außer dass jemand abnimmt.
Für wen Overflow passt
Overflow ist das richtige Modell, wenn ihr bereits ein Team habt, das den Großteil der Anrufe schafft, aber die Spitzen nicht: Montagmorgen, Mittagszeit, nach dem Newsletter, in Urlaubswochen. Auch Unternehmen mit einer Person am Empfang oder im Office nutzen Overflow, um Erreichbarkeit unabhängig von Pausen und Meetings zu machen.
Overflow oder kompletter Telefonservice?
Beim kompletten Telefonservice leitet ihr dauerhaft um, alle Anrufe landen beim Partner. Beim Overflow nur die, die ihr nicht schafft. Viele Startups beginnen mit Overflow und leiten später dauerhaft um, wenn sie merken, dass die internen Leute anderes zu tun haben. Die Abrechnung ist bei uns in beiden Fällen sekundengenau, ihr zahlt nur die Minuten, die tatsächlich bei uns landen.
So richtet ihr es ein
Ihr braucht eine Rufnummer von uns, einen Leitfaden und die Umleitungsregel bei eurem Telefonanbieter. Die meisten Anbieter, Cloud-Telefonanlagen und Mobilfunknetze unterstützen Umleitung bei Besetzt und nach Zeit. Die Details stehen in Wie funktioniert eine Rufumleitung zum Telefonservice?.